Konferencja naukowa – jak ją zorganizować?

Organizator konferencji naukowej musi mieć świadomość, że przygotowania do tego typu imprezy trzeba zacząć odpowiednio wcześnie. Planowanie poszczególnych kroków z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem może nie być wystarczające. Aby spotkanie było udane, trzeba zadbać o maksymalne wykorzystanie potencjału – największą siłą konferencji naukowych jest wartość merytoryczna prezentowanego materiału.

Konferencja naukowa: cel i jakość

Cel i tematyka konferencji muszą być jasno oraz precyzyjnie określone. Towarem eksportowym w tym wypadku jest wiedza, warto więc zawczasu zadbać o jej poziom. Wydaje się, że największym problemem dla organizatora konferencji naukowych jest kontraktowanie prelegentów – wielu z nich (zwłaszcza tych o rozpoznawalnych nazwiskach), ma kalendarze spotkań napięte do granic. Jeżeli tematem konferencji jest wąska dziedzina, w której autorytety można policzyć na palcach jednej ręki, brak odpowiedniego nazwiska w nagłówku tematycznym może decydować o sukcesie spotkania i liczbie zainteresowanych gości. Tematyka poszczególnych prelekcji powinna w pewien sposób prowokować do kuluarowych dyskusji – przekazanie wiedzy jedynie w formie suchego komunikatu nie będzie atrakcyjne dla odbiorcy pochodzącego ze środowiska naukowego, który bardziej niż na zdobycie informacji nastawił się na wymianę poglądów z kolegami po fachu.

Zaplecze techniczne

Bardzo istotne, szczególnie na konferencjach naukowych, jest zapewnienie odpowiedniego zaplecza technicznego. System nagłaśniający, zainstalowany najczęściej w wynajmowanej sali, powinien bezwzględnie zostać przetestowany jeszcze przed podjęciem decyzji o wyborze lokalizacji. Warto decydować się na modne rozwiązania bezprzewodowe, jednak ze świadomością zawodności tego typu technologii. Czasami rozsądniej jest zawsze pod ręką mieć tradycyjne połączenie kablowe, oczywiście uprzednio przetestowane. W analogiczny sposób organizator powinien podejść do sprawdzenia możliwości zainstalowanych na sali wyświetlaczy i ekranów. Odpowiedni zakres przyciemnienia sali, rzutnik umożliwiający wyświetlanie obrazów z odpowiednią ostrością to podstawowe atrybuty każdej udanej konferencji naukowej.

Lokalizacja i miejsce

Konferencja naukowa z punktu widzenia jej celu, powinna być zorganizowana w miejscu łatwo rozpoznawalnym (także medialnie), dysponującym szerokim zapleczem hotelowym i gastronomicznym. Wszystkie podane wyżej kryteria spełnia stolica, gwarantująca bliską obecność najlepszych środowisk akademickich. Sale konferencyjne w Warszawie, prezentowane np. na stronie konferencje.pl, są dowodem na różnorodność ofertpod względem lokalizacji, jakości wyposażenia pomieszczeń i ich gabarytów.

ip

Fot. Adam Kozłowski